こんにちはKurosukeです。
コロナウイルスが日本で流行し始めてから早１年、皆様のワークスタイルも変化してきたのではないかと思います。
私自身も、コロナ前は週に３，４日はオフィスに行き、会議も半分くらいは対面で実施していました。
それがコロナが流行し始めた２０２０年の３月以降は、ほぼオフィスに行かなくなり、社内外問わず、会議は全てWeb会議になり、大きく変化しました。
でも、もしあなたがこれまでテレワークやWeb会議をほとんど行って来なかったのであれば、急にWeb会議に切替できるわけもなく、Web会議になってからイマイチ会議がうまくいかない。。。
となっているのではないでしょうか？
そこでそんなWeb会議初心者のあなたに、Web会議をスムーズに行う為に、
必ず知っておいて欲しい内容を共有していこうと思います。
今回は、その中でもWeb会議前にやっておきたい準備についてです。
これから説明する内容を理解して、実施すれば、今よりも必ずWeb会議がうまくいくようになりますので、最後までチェックしてもらえると嬉しいです。
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目次
Web会議が下手な人に共通する事。。。
Web会議初心者のあなた！何も準備せずにWeb会議にのぞんでいませんか？
それダメです。絶対に準備して下さい。
これはWeb会議だけでなく対面での会議にも言えますが、
会議の準備を制するものは会議を制します。
特に大事な会議であればあるほど念入りに準備してから会議に向かっていくように。
しっかりと次から説明するポイントをマスターして下さい。
Web会議のコツ：会議の目的や話す内容を事前に整理して共有しておく
一つ目かつ一番大事なコツは、
会議の目的や内容、話の流れを事前に考えておく事。
会議が下手な人がやりがちなのが、会議をセットしたのはいいが、その中で何を話すのか、決めるのか等をふわっとしたまま会議を行うこと。
これ絶対にやめて下さい、会議に参加している人の時間が無駄です。
当たり前ですが、会議というのは何か目的があってやるものです。
例えば、今後の方針を決める。最新状況を共有してフィードバックをもらう等。
なのに会議が下手な人は、明確な目的や話の流れを何も考えずにとりあえず会議を開いて、会議内で考えながらやろうとします。
でもこれだと会議で話がまとまらなかったり、話したい内容とかけ離れた内容が議論されたり、あなたも経験ありませんか？
こういう会議は主催者が準備不足の場合がほとんどです。
もしあなたが会議の主催者の場合は、下記の点をまず考えて、必ず整理しておいてください。
- 会議の目的
例：意思決定をする。情報を共有する。アドバイスをもらう等 - 会議の背景
例：なぜこの会議がセットされたのか、今何が起きているか。 - 会議の内容・流れ・時間配分
例：どういう話をどういう順番で話すか。ざっくりでもいいので各トピックの所要時間も考えておく。 - 会議中に必ず話したい事、決めたいこと、聞きたいこと
例：これだけは決めたいという内容を明確にしておく。
そして、考えた内容を会議依頼や事前に参加者にメールしておく事。
そうすれば、参加者も何の会議か何を話すべきかがわかり、効率よく会議をすすめる事ができます。
また、自分で内容をまとめる事により、会議の内容がよりクリアになるというメリットもあります。
必ず試して見てくださいね。
Web会議のコツ：会議の資料がある場合は必ず事前に送っておく
続いてのコツは、
会議資料を事前に共有しておくこと。
会議資料ってなぜか会議直前までできずに、会議ギリギリになって関係者に送る、もしくは会議中に初めて見せるという事多くないですか？
でも、この習慣やめましょう。
なぜなら会議前に資料を送るのには結構メリットがあるから。具体的には。。。
メリット１つ目は、Web会議でのトラブルに備える事ができる。
Web会議は対面の会議に比べて、機器などのトラブルが発生する事が多く、自分しか資料を持っていない、機器のトラブルが起きたときにかなり大きなリスクになります。
でも、予め資料を共有しておくことで、自分の端末で資料が共有できない場合でも、他の参加者に資料を共有してもらうことでできるわけです。
２つ目のメリットは、会議の時間短縮になるから。
事前に会議資料を送ることができれば、参加者は会議の内容を事前に確認ができます。
この少しの確認をしてもらえるかどうかで会議の効率がものすごく違います。
みんな忙しくて読んでもらえないよー。と思うかもしれませんが、数日前に資料を送ることができれば、意外と確認してもらえます。
（もちろん事前に見てねと依頼しておく必要はあります。）
事前に内容を見てもらえれば、最初の背景や説明の時間を短縮することができ、議論や、意思決定に大きな時間を割くことができるわけです。
ちなみにみんな大好きなIKEAは必ず事前に会議資料を共有するのが社内のルールになっているそう。外資は効率重視ですね。
Web会議のコツ：会議前にWeb会議システムや音声設定などを確認しておく
続いての重要なのが、
Web会議システムの操作方法や音声設定を確認しておくこと。
Web会議初心者がやりがちなのが、事前にろくに確認もせず、いざ、Web会議が始まってみると音がでない、聞こえない、カメラが映らない、Web会議の操作方法がわからないという初歩的なミス。
対面の会議と違って、Web会議はどれだけ機能を使いこなせるか、操作がうまくいくかが会議の質に大きく影響します。
なので、もし、あなたがWeb会議に慣れていないのであれば必ず事前に操作方法や音声をチェックしておいてくださいね。
具体的に確認すべき内容は以下の通り。
Web会議操作
- 会議の始め方、終わり方の確認
- 基本的な操作（音声ミュートのオンオフ、カメラのオンオフ、画面共有の方法、会議録画方法）
- 社外の人との会議をする際の方法
カメラ・音声
- 音声はクリアかハウリングしないか
- （PCに機器が色々つながっている場合）音声のインプット・アウトプットが何になっているか
- カメラは見えているか
もっと知りたいよ！という方は安い本でいいので、一度勉強してみてくださいね。
おすすめの本
王道ZOOMの使い方
この本の内容を理解すれば基本はオッケーでしょう。
Microsoft Teams
めんどくさがりやな人も基本の部分だけでいいので読んで！
こういうのは基本的なことですが、必ず確認しておいてくださいね。
Web会議のコツ：なるべく性能が良い端末やマイクを使う
これは当たり前ですが、
端末やマイクの性能によってWeb会議の質って大きく影響します。
例えば、あなたもWeb会議をしていて、他の人の音声が聞こえにくいなーと感じた経験ってありませんか？
ちょっとした事じゃんと思う人もいるかもしれませんが、こういった事の積み重ねで会議の質やあなたへの印象って随分かわるんです。
私も過去のWeb会議で、めちゃめちゃいい事を言っているんだけど、音声が途切れたり、悪かったりして、全然話を聞いてもらえない人を何度も見てきました。でも、これってめちゃめちゃ勿体ないですよね。
逆に言えば端末の性能が良いと、Web会議もスムーズに行えるし、マイクやカメラの性能が良いと、それだけであなたの印象が良くなり、会議で優位になります。
いきなり何万円もする良いPCや端末を購入できない！という人はまずはマイクやカメラを良くしてみてください。
これも投資ですが、音声や画像の質がよくなるだけで、受ける印象はかなり変わってきます。
おすすめのヘッドセット
Jabra EVOLVE 40 MS Stereo
筆者も使ってます。やっぱり有線は信頼性高いっす。音本当にいいですよ。
Apple AirPods Pro
Macユーザーはこれしかないでしょ。ノイズキャンセリング機能もついてて会議やりやすいし、見た目もかっこいい。
おすすめの外付けWebカメラ
ロジクール ウェブカメラ C920n
絶対に広角気味のカメラがいいですよ。こういうのを一つ持っておけば当分は使えます。
高いなーと思うかもしれませんが、こういう所にケチる人はいつまで経ってもWeb会議で嫌な思いしかしないでしょうねー。
終わりに
最後まで読んでいただきありがとうございました。
今回はWeb会議の準備編ということで、会議前にやっておきたい事について解説しました。
中には当たり前と思われる事や過去にどこかで聞いた事もあったかもしれませんが、こういう基礎ができているかどうかでWeb会議の質が変わってきますので、改めて内容を確認して実施してみて下さい。
何事も学んだ内容を実践するのが大事ですよ。一つずつでもいいので必ず明日から試してください！
あなたとあなたの大事な人の人生がハッピーでありますように！
それでは！
◆Kurosuke◆
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